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Bedingungen und Konditionen

Einführung

Dies sind unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten immer, wenn Sie unsere Website nutzen oder eine Bestellung über unsere Website aufgeben, und sie enthalten wichtige Informationen für Sie als Käufer. Bitte lesen Sie sie sorgfältig durch. Wir empfehlen Ihnen auch, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu speichern oder auszudrucken, damit Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt einsehen können.

Artikel 1. Begriffsbestimmungen

1.1. GoSmooth: mit Sitz in Haarlem und eingetragen bei der Handelskammer unter dem Aktenzeichen 71200932, firmiert als GoSmooth.

1.2. Website: Die Website von GoSmooth, zu finden unter www.go-smooth.com und alle seine Subdomains.

1.3. Kunde: die natürliche oder juristische Person, die einen Vertrag mit GoSmooth abgenommen und / oder auf der Website gehört ist.

1.4. Vereinbarung: jede Vereinbarung oder Übereinkunft zwischen GoSmooth und dem Kunden, von der die Allgemeinen Geschäftsbedingungen ein integraler Bestandteil sind.

1.5. Allgemeine Geschäftsbedingungen: diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Artikel 2. Anwendbarkeit der Allgemeinen Geschäftsbedingungen

2.1. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Angebote, Vereinbarungen und Lieferungen von GoSmooth, es sei denn, es wurde ausdrücklich und schriftlich etwas anderes vereinbart.

2.2. Wenn der Kunde in seiner Bestellung, Bestätigung oder einer anderen Mitteilung, in der die Annahme der Allgemeinen Geschäftsbedingungen behauptet wird, Bestimmungen enthält, die von den Allgemeinen Geschäftsbedingungen abweichen oder nicht darin enthalten sind, sind diese Bestimmungen für GoSmooth nur dann und insoweit bindend, als GoSmooth sie schriftlich akzeptiert hat.

2.3. In Fällen, in denen zusätzlich zu diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen bestimmte produkt- oder dienstleistungsbezogene Geschäftsbedingungen gelten, kann sich der Kunde bei inkompatiblen Allgemeinen Geschäftsbedingungen immer auf die für ihn günstigste anwendbare Bedingung berufen.

Artikel 3. Preise und Informationen

3.1. Alle auf der Website und in anderen Materialien von GoSmooth veröffentlichten Preise enthalten Steuern und andere von der Regierung erhobene Abgaben, sofern auf der Website nichts anderes angegeben ist. Wenn Versandkosten in Rechnung gestellt werden, werden diese rechtzeitig vor Vertragsschluss klar angegeben. Diese Kosten werden im Bestellvorgang auch separat ausgewiesen.

3.2. Der Inhalt der Website wird mit größter Sorgfalt zusammengestellt. GoSmooth kann jedoch nicht garantieren, dass alle Informationen auf der Website jederzeit korrekt und vollständig sind. Alle Preise und sonstigen Informationen, die auf der Website und in anderen Materialien von GoSmooth veröffentlicht werden, unterliegen offensichtlichen Programmier- und Tippfehlern.

3.3. GoSmooth kann nicht für Farbabweichungen verantwortlich gemacht werden, die sich aus der Qualität der auf dem Bildschirm angezeigten Farben ergeben.

Artikel 4. Abschluss der Vereinbarung

4.1. Der Vertrag gilt als geschlossen, sobald der Kunde das Angebot von GoSmooth unter den von GoSmooth festgelegten Bedingungen annimmt.

4.2. Wenn der Kunde das Angebot auf elektronischem Wege angenommen hat, bestätigt GoSmooth unverzüglich den Eingang der Annahme des Angebots auf elektronischem Wege. Bis eine solche Annahme bestätigt wird, hat der Kunde die Möglichkeit, den Vertrag aufzulösen.

4.3. Wenn sich herausstellt, dass der Kunde beim Akzeptieren oder anderweitigen Abschluss des Vertrags falsche Daten angegeben hat, hat GoSmooth die richtige Erfüllung der Verpflichtungen des Kunden, bis die richtigen Daten eingegangen sind.

Artikel 5. Ausführung der Vereinbarung

5.1. Sobald GoSmooth die Bestellung erhalten hat, sendet es die Produkte unverzüglich und unter gebührender Berücksichtigung der Bestimmungen von Absatz 3 dieses Artikels an den Kunden.

5.2. GoSmooth ist berechtigt, Dritte an der Erfüllung seiner Verpflichtungen aus dem Vertrag zu beteiligen.

5.3. Weit vor dem Datum der Unterzeichnung des Vertrags werden auf der Website Informationen veröffentlicht, die klar beschreiben, wie und innerhalb welcher Frist die Produkte geliefert werden. Wenn keine Lieferfrist vereinbart oder angegeben wurde, werden die Produkte spätestens innerhalb von 30 Tagen geliefert.

5.4. Wenn GoSmooth die Produkte nicht innerhalb der vereinbarten Frist liefern kann, wird der Kunde entsprechend benachrichtigt. In diesem Fall kann der Kunde entscheiden, entweder einen neuen Liefertermin zu vereinbaren oder den Vertrag ohne Kosten aufzulösen.

5.5. GoSmooth empfiehlt dem Kunden, die Produkte bei Lieferung zu überprüfen und etwaige Mängel innerhalb eines angemessenen Zeitraums, vorzugsweise schriftlich oder per E-Mail, zu melden. Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel über Garantie und Konformität.

5.6. Die mit den Produkten verbundenen Risiken gehen auf den Kunden über, sobald die Produkte an der vereinbarten Lieferadresse geliefert werden.

5.7. Wenn das bestellte Produkt nicht mehr geliefert werden kann, ist GoSmooth berechtigt, ein Produkt zu liefern, das in Art und Qualität mit dem bestellten Produkt vergleichbar ist. In diesem Fall hat der Kunde das Recht, den Vertrag ohne Kosten aufzulösen und das Produkt kostenlos zurückzugeben.

Artikel 6. Widerrufs- / Rückgaberecht

6.1. Dieser Artikel gilt nur, wenn der Kunde eine natürliche Person ist, die nicht in ihrer beruflichen oder kommerziellen Eigenschaft handelt. Geschäftskunden haben daher kein Widerrufsrecht.

6.2. Mit GoSmooth kann der Kunde Ihr erhaltenes Paket innerhalb von 14 Tagen für die Rücksendung anmelden. Nachdem Sie sich für die Rücksendung angemeldet haben, haben Sie weitere 14 Tage Zeit, um das Produkt tatsächlich zurückzugeben / zu senden.

6.3. Die Frist beginnt am Tag nach Eingang des Produkts beim Verbraucher oder einem vom Verbraucher bestimmten Dritten, der nicht der Beförderer ist, oder:

  • Wenn die Lieferung eines Produkts unterschiedliche Lieferungen oder Teile umfasst: den Tag, an dem der Kunde oder ein vom Kunden benannter Dritter die letzte Lieferung oder das letzte Teil erhalten hat;
  • mit Verträgen über die regelmäßige Lieferung von Produkten während eines bestimmten Zeitraums: der Tag, an dem der Kunde oder ein vom Kunden benannter Dritter das letzte Produkt erhalten hat;
  • Wenn der Kunde mehrere Produkte bestellt hat: Der Tag, an dem der Kunde oder ein vom Kunden benannter Dritter das letzte Produkt erhalten hat.

6.4. GoSmooth trägt nicht die Kosten für die Rücksendung des Produkts. Die vom Kunden gezahlten Versandkosten und der für das Produkt gezahlte Kaufpreis werden dem Kunden erstattet, wenn die gesamte Bestellung zurückgesandt wird.

6.5. Während der in Absatz 1 genannten Widerrufsfrist behandelt der Kunde das Produkt und seine Verpackung mit größter Sorgfalt. Der Kunde darf die Verpackung nicht öffnen oder das Produkt verwenden, es sei denn, dies ist erforderlich, um die Art der Produkte, ihre Eigenschaften und ihren Betrieb zu bestimmen.

6.6. Der Kunde haftet nur für die Abwertung des Produkts, die sich aus dem Umgang mit dem Produkt ergibt, sofern dies nicht zulässig ist.

6.7. Der Kunde kann den Vertrag gemäß Absatz 1 dieses Artikels auflösen, indem er GoSmooth den Widerruf (digital oder in oder in Form) innerhalb der Widerrufsfrist über das Musterformular für das Widerrufsrecht oder auf andere eindeutige Weise meldet. Wenn GoSmooth es dem Kunden ermöglicht, seinen Widerruf auf elektronischem / digitalem Wege zu erklären, sendet GoSmooth nach Erhalt einer solchen Erklärung sofort eine Empfangsbestätigung.

6.8. Der Kunde muss das Produkt so schnell wie möglich, spätestens jedoch 30 Tage nach dem in Absatz 1 genannten Tag der Berichterstattung gemäß Artikel 1 zurücksenden oder an (einen Vertreter von) GoSmooth übergeben. Der Kunde kann das Produkt ohne vorherige Rücktrittserklärung innerhalb der in Absatz 1 genannten Frist direkt an GoSmooth senden. In diesem Fall muss der Kunde eine schriftliche Rücktrittserklärung wie das Musterformular beifügen.

Produkte können an folgende Adresse zurückgesandt werden:

GoSmooth
Ir. Lelyweg 14H
2031CD, Haarlem
Niederlande

6.9. Bereits vom Kunden (im Voraus) gezahlte Beträge werden dem Kunden so bald wie möglich und in jedem Fall innerhalb von 14 Tagen nach Auflösung des Vertrags zurückerstattet.

6.10. Außer in Fällen, in denen GoSmooth angeboten hat, das Produkt selbst abzurufen, kann er die Rückerstattung verschieben, bis er das Produkt erhalten hat oder bis der Kunde nachweist, dass er das Produkt zurückgegeben hat, je nachdem, was früher eintritt.

6.11. Informationen über die Anwendbarkeit oder Nichtanwendbarkeit eines Widerrufsrechts und etwaige erforderliche Verfahren werden lange vor Abschluss der Vereinbarung deutlich auf der Website veröffentlicht.

Artikel 7. Zahlung

7.1. Der Kunde zahlt die an GoSmooth geschuldeten Beträge gemäß dem Bestellverfahren und den auf der Website angegebenen Zahlungsmethoden. GoSmooth kann jede Zahlungsmethode seiner Wahl anbieten und kann diese jederzeit ändern.

7.2 In Zusammenarbeit mit der Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 111 34 Stockholm, Schweden, bieten wir Ihnen folgende Zahlungsmethoden an. Die Zahlung ist an Klarna zu leisten.

  • Zahlung in [14] Tagen: Die Zahlungsfrist beträgt 14 Tage ab Versand der Waren oder Tickets / Verfügbarkeitsdatum der Dienstleistung. Die vollständigen Geschäftsbedingungen für die Märkte, auf denen diese Zahlungsmethode verfügbar ist, finden Sie hier: Vereinigtes Königreich, Deutschland, Schweden, Norwegen, Dänemark, Finnland, Österreich und die Niederlande.
  • Slice it: Mit dem Finanzierungsservice von Klarna können Sie Ihren Einkauf in flexiblen oder festen monatlichen Raten gemäß den an der Kasse angegebenen Bedingungen bezahlen. Die Ratenzahlung ist am Ende eines jeden Monats nach Vorlage einer separaten Monatsrechnung durch Klarna fällig. Weitere Informationen zu Slice It, einschließlich Geschäftsbedingungen und Informationen zu europäischen Standardkrediten für Verbraucher, finden Sie hier für die Märkte, in denen diese Zahlungsmethode verfügbar ist: Österreich, Großbritannien, Deutschland, Schweden, Norwegen, Dänemark und Finnland.
  • Direktbanking: Verfügbar in Deutschland, Österreich und den Niederlanden. Ihr Konto wird direkt nach der Bestellung belastet.
  • Lastschrift: Verfügbar in Deutschland, Schweden, Österreich und den Niederlanden. Ihr Konto wird nach dem Versand der Waren oder Tickets / Verfügbarkeitsdatum des Dienstes oder im Falle eines Abonnements gemäß den Zeitplänen belastet. D. Sie werden per E-Mail über die Daten informiert.
  • Kartenzahlungen: Verfügbar in Deutschland. Der Betrag wird auf Ihrer Karte reserviert und nach Versand der Waren oder Tickets / Verfügbarkeitsdatum des Dienstes belastet. Im Falle eines Abonnements wird der Betrag gemäß den mitgeteilten Fristen belastet. D.

Die Zahlungsmethoden Pay in [14] Days, Slice It und Lastschrift sind nur bei positiver Bonitätsprüfung verfügbar. Zu diesem Zweck leiten wir Ihre Daten während des Bestellvorgangs und der Abwicklung Ihres Kaufs für eine Adress- und Bonitätsprüfung an Klarna weiter. Wir können Ihnen nur die verfügbaren Zahlungsmethoden anbieten, die auf dem Ergebnis der Bonitätsprüfung basieren. Allgemeine Informationen zu Klarna und den Nutzungsbedingungen pro Land finden Sie auf klarna.com. Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen und den Angaben in der Datenschutzerklärung von Klarnas behandelt.

Artikel 8. Garantie und Konformität

8.1. Dieser Artikel gilt nur, wenn der Kunde eine natürliche Person ist, die nicht in ihrer beruflichen oder kommerziellen Eigenschaft handelt. Wenn GoSmooth eine separate Garantie auf die Produkte gewährt, gilt dies unbeschadet der vorstehenden Bestimmungen für alle Arten von Kunden.

8.2. GoSmooth garantiert, dass die Produkte der Vereinbarung, den im Angebot angegebenen Spezifikationen, den angemessenen Anforderungen an Zuverlässigkeit und / oder Verwendbarkeit sowie den bestehenden gesetzlichen Bestimmungen und / oder behördlichen Vorschriften entsprechen, die ab dem Datum des Abschlusses des Vertrags gelten Zustimmung. Wenn ausdrücklich vereinbart, garantiert GoSmooth auch, dass das Produkt für andere als den normalen Gebrauch geeignet ist.

8.3. Wenn das gelieferte Produkt nicht der Vereinbarung entspricht, muss der Kunde GoSmooth innerhalb einer angemessenen Frist informieren, nachdem er den Mangel entdeckt hat.

8.4. Wenn GoSmooth die Reklamation für richtig hält, werden die fehlerhaften Produkte in Absprache mit dem Kunden repariert, ersetzt oder erstattet. Der Höchstbetrag der Entschädigung entspricht unter Berücksichtigung des Haftungsartikels dem vom Kunden für das Produkt gezahlten Preis.

Artikel 9. Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden

9.1. Wenn der Kunde Beschwerden im Zusammenhang mit einem Produkt (gemäß dem Artikel über Garantien und Konformität) und / oder über andere Aspekte des GoSmooth-Service hat, kann er eine Beschwerde telefonisch, per E-Mail oder per Post einreichen. Die Kontaktdaten finden Sie unten in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

9.2. GoSmooth wird auf die Beschwerde so schnell wie möglich und in jedem Fall innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt reagieren. Wenn es GoSmooth bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht möglich ist, eine inhaltliche Reaktion auf die Beschwerde zu formulieren, bestätigt GoSmooth den Eingang der Beschwerde innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt und gibt einen Hinweis auf die Frist, innerhalb derer GoSmooth voraussichtlich geben kann eine inhaltliche oder endgültige Reaktion auf die Beschwerde des Kunden.

9.3. Wenn der Kunde eine natürliche Person ist, die nicht in seiner beruflichen oder kommerziellen Eigenschaft handelt, kann er eine Beschwerde über die europäische Online-Streitbeilegungsplattform einreichen, die verfügbar ist unter: http://ec.europa.eu/odr/.

Artikel 10. Persönliche Daten

10.1. GoSmooth verarbeitet die persönlichen Daten des Kunden gemäß den auf der Website veröffentlichten Datenschutzbestimmungen.

Artikel 11. Schlussbestimmungen

11.1. Diese Vereinbarung unterliegt den Gesetzen des Landes, in dem der Webshop eingerichtet wurde.

11.2. Soweit gesetzlich nichts anderes vorgeschrieben ist, werden alle Streitigkeiten aus der Vereinbarung dem zuständigen niederländischen Gericht in dem Bezirk vorgelegt, in dem GoSmooth seinen Sitz hat.

11.3. Sollte sich herausstellen, dass eine Bestimmung in diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen nichtig ist, hat dies keine Auswirkungen auf die Gültigkeit der Allgemeinen Geschäftsbedingungen insgesamt. In diesem Fall werden die Vertragsparteien eine oder mehrere neue Bestimmungen als Ersatz festlegen, die die ursprüngliche Bestimmung so weit wie möglich nach dem Gesetz widerspiegeln.

11.4. Der Begriff „geschrieben“ in diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen bezieht sich auch auf die Kommunikation per E-Mail und Fax, sofern die Identität des Absenders und die Integrität der E-Mail-Nachricht hinreichend nachgewiesen wurden.

Kontaktdetails

Sollten Sie nach dem Lesen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen Fragen, Beschwerden oder Kommentare haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail oder Brief.

GoSmooth
Ir. Lelyweg 14H
2031CD, Haarlem
Niederlande

tel. +31 (0) 23 8443 776
e-mail: info@go-smooth.com
Chamber of Commerce 71200932
VAT NL858620121B01

Information Security Policy  

Contents

Introduction. 3

Information Security Policy. 3

  1. Network Security. 4
  2. Acceptable Use Policy. 4
  3. Protect Stored Data. 4
  4. Information Classification. 5
  5. Access to the Sensitive Cardholder Data. 5
  6. Physical Security. 6
  7. Protect Data in Transit 6
  8. Disposal of Stored Data. 7
  9. Security Awareness and Procedures 7
  10. Credit Card (PCI) Security Incident Response Plan. 8
  11. Transfer of Sensitive Information Policy. 12
  12. User Access Management 12
  13. Access Control Policy. 13 

Introduction 

This Policy document encompasses all aspects of security surrounding confidential company information and must be distributed to all company employees. All company employees must read this document in its entirety and sign the form confirming they have read and fully understand this policy. This document will be reviewed and updated by Management on an annual basis or when relevant to include newly developed security standards into the policy and re-distributed to all employees and contractors where applicable.

Information Security Policy

GoSmooth handles sensitive cardholder information daily.  Sensitive Information must have adequate safeguards in place to protect the cardholder data, cardholder privacy, and to ensure compliance with various regulations, along with guarding the future of the organisation.

GoSmooth commits to respecting the privacy of all its customers and to protecting any customer data from outside parties.  To this end management are committed to maintaining a secure environment in which to process cardholder information so that we can meet these promises.

Employees handling sensitive cardholder data should ensure:

  • Handle Company and cardholder information in a manner that fits with their sensitivity and classification;
  • Limit personal use of GoSmooth information and telecommunication systems and ensure it doesn’t interfere with your job performance;
  • GoSmooth reserves the right to monitor, access, review, audit, copy, store, or delete any electronic communications, equipment, systems and network traffic for any purpose;
  • Do not use e-mail, internet and other Company resources to engage in any action that is offensive, threatening, discriminatory, defamatory, slanderous, pornographic, obscene, harassing or illegal;
  • Do not disclose personnel information unless authorised;
  • Protect sensitive cardholder information;
  • Keep passwords and accounts secure;
  • Request approval from management prior to establishing any new software or hardware, third party connections, etc.;
  • Do not install unauthorised software or hardware, including modems and wireless access unless you have explicit management approval;
  • Always leave desks clear of sensitive cardholder data and lock computer screens when unattended;
  • Information security incidents must be reported, without delay, to the individual responsible for incident response locally – Please find out who this is.

We each have a responsibility for ensuring our company’s systems and data are protected from unauthorised access and improper use.  If you are unclear about any of the policies detailed herein you should seek advice and guidance from your line manager.

1. Network Security

A high-level network diagram of the network is maintained and reviewed on a yearly basis.  The network diagram provides a high level overview of the cardholder data environment (CDE), which at a minimum shows the connections in and out of the CDE.  Critical system components within the CDE, such as POS devices, databases, web servers, etc., and any other necessary payment components, as applicable should also be illustrated.

In addition, ASV should be performed and completed by a PCI SSC Approved Scanning Vendor, where applicable.  Evidence of these scans should be maintained for a period of 18 months.

2. Acceptable Use Policy

Management’s intentions for publishing an Acceptable Use Policy are not to impose restrictions that are contrary to GoSmooth’s established culture of openness, trust and integrity. Management is committed to protecting the employees, partners and GoSmooth from illegal or damaging actions, either knowingly or unknowingly by individuals. GoSmooth will maintain an approved list of technologies and devices and personnel with access to such devices as detailed in Appendix B.

 

  • Employees are responsible for exercising good judgment regarding the reasonableness of personal use.
  • Employees should take all necessary steps to prevent unauthorized access to confidential data which includes card holder data.
  • Keep passwords secure and do not share accounts. Authorized users are responsible for the security of their passwords and accounts.
  • All PCs, laptops and workstations should be secured with a password-protected screensaver with the automatic activation feature.
  • All POS and PIN entry devices should be appropriately protected and secured so they cannot be tampered or altered.
  • The List of Devices in Appendix B will be regularly updated when devices are modified, added or decommissioned. A stocktake of devices will be regularly performed and devices inspected to identify any potential tampering or substitution of devices. 
  • Users should be trained in the ability to identify any suspicious behaviour where any tampering or substitution may be performed. Any suspicious behaviour will be reported accordingly.
  • Information contained on portable computers is especially vulnerable, special care should be exercised.
  • Postings by employees from a Company email address to newsgroups should contain a disclaimer stating that the opinions expressed are strictly their own and not necessarily those of GoSmooth, unless posting is in the course of business duties.
  • Employees must use extreme caution when opening e-mail attachments received from unknown senders, which may contain viruses, e-mail bombs, or Trojan horse code.

3. Protect Stored Data 

  • All sensitive cardholder data stored and handled by GoSmooth and its employees must be securely protected against unauthorised use at all times. Any sensitive card data that is no longer required by GoSmooth for business reasons must be discarded in a secure and irrecoverable manner.
  • If there is no specific need to see the full PAN (Permanent Account Number), it has to be masked when displayed.
  • PAN'S which are not protected as stated above should not be sent to the outside network via end user messaging technologies like chats, ICQ messenger etc.,

It is strictly prohibited to store:

  1. The contents of the payment card magnetic stripe (track data) on any media whatsoever.
  2. The CVV/CVC (the 3 or 4 digit number on the signature panel on the reverse of the payment card) on any media whatsoever.
  3. The PIN or the encrypted PIN Block under any circumstance.

4. Information Classification

Data and media containing data must always be labelled to indicate sensitivity level.

  • Confidential data might include information assets for which there are legal requirements for preventing disclosure or financial penalties for disclosure, or data that would cause severe damage to GoSmooth if disclosed or modified. Confidential data includes cardholder data.
  • Internal Use data might include information that the data owner feels should be protected to prevent unauthorized disclosure.
  • Public data is information that may be freely disseminated.

5. Access to the Sensitive Cardholder Data

All Access to sensitive cardholder should be controlled and authorised. Any job functions that require access to cardholder data should be clearly defined.

  • Any display of the card holder should be restricted at a minimum to the first 6 and the last 4 digits of the cardholder data.
  • Access to sensitive cardholder information such as PAN’s, personal information and business data is restricted to employees that have a legitimate need to view such information.
  • No other employees should have access to this confidential data unless they have a genuine business need.
  • If cardholder data is shared with a Service Provider (3rd party) then a list of such Service Providers will be maintained as detailed in Appendix C.
  • GoSmooth will ensure a written agreement that includes an acknowledgement is in place that the Service Provider will be responsible for the for the cardholder data that the Service Provider possess.
  • GoSmooth will ensure that a there is an established process, including proper due diligence is in place, before engaging with a Service provider.
  • GoSmooth will have a process in place to monitor the PCI DSS compliance status of the Service provider.

6. Physical Security 

Access to sensitive information in both hard and soft media format must be physically restricted to prevent unauthorised individuals from obtaining sensitive data.

  • Media is defined as any printed or handwritten paper, received faxes, floppy disks, back-up tapes, computer hard drive, etc.
  • Media containing sensitive cardholder information must be handled and distributed in a secure manner by trusted individuals.
  • Visitors must always be escorted by a trusted employee when in areas that hold sensitive cardholder information.
  • Procedures must be in place to help all personnel easily distinguish between employees and visitors, especially in areas where cardholder data is accessible. “Employee” refers to full-time and part-time employees, temporary employees and personnel, and consultants who are “resident” on Company sites. A “visitor” is defined as a vendor, guest of an employee, service personnel, or anyone who needs to physically enter the premises for a short duration, usually not more than one day.
  • A list of devices that accept payment card data should be maintained.
  • The list should include make, model and location of the device.
  • The list should have the serial number or a unique identifier of the device
  • The list should be updated when devices are added, removed or relocated
  • POS devices surfaces are periodically inspected to detect tampering or substitution.
  • Personnel using the devices should be trained and aware of handling the POS devices
  • Personnel using the devices should verify the identity of and=y third party personnel claiming to repair or run maintenance tasks on the devices, install new devices or replace devices.
  • Personnel using the devices should be trained to report suspicious behaviour and indications of tampering of the devices to the appropriate personnel. GoSmooth sites. A “visitor” is defined as a vendor, guest of an employee, service personnel, or anyone who needs to enter the premises for a short duration, usually not more than one day.
  • Strict control is maintained over the external or internal distribution of any media containing card holder data and has to be approved by management
  • Strict control is maintained over the storage and accessibility of media
  • All computer that store sensitive cardholder data must have a password protected screensaver enabled to prevent unauthorised use. 

7. Protect Data in Transit  

All sensitive cardholder data must be protected securely if it is to be transported physically or electronically. 

  • Card holder data (PAN, track data, etc.) must never be sent over the internet via email, instant chat or any other end user technologies.
  • If there is a business justification to send cardholder data via email or by any other mode then it should be done after authorization and by using a strong encryption mechanism (i.e. – AES encryption, PGP encryption, IPSEC, etc.).
  • The transportation of media containing sensitive cardholder data to another location must be authorised by management, logged and inventoried before leaving the premises. Only secure courier services may be used for the transportation of such media. The status of the shipment should be monitored until it has been delivered to its new location.

8. Disposal of Stored Data 

  • All data must be securely disposed of when no longer required by GoSmooth, regardless of the media or application type on which it is stored.
  • An automatic process must exist to permanently delete on-line data, when no longer required.
  • All hard copies of cardholder data must be manually destroyed when no longer required for valid and justified business reasons. A quarterly process must be in place to confirm that all non-electronic cardholder data has been appropriately disposed of in a timely manner.
  • GoSmooth will have procedures for the destruction of hardcopy (paper) materials. These will require that all hardcopy materials are crosscut shredded, incinerated or pulped so they cannot be reconstructed.
  • GoSmooth will have documented procedures for the destruction of electronic media. These will require:
    • All cardholder data on electronic media must be rendered unrecoverable when deleted e.g. through degaussing or electronically wiped using military grade secure deletion processes or the physical destruction of the media;
    • If secure wipe programs are used, the process must define the industry accepted standards followed for secure deletion.
  • All cardholder information awaiting destruction must be held in lockable storage containers clearly marked “To Be Shredded” - access to these containers must be restricted.

9.    Security Awareness and Procedures 

The policies and procedures outlined below must be incorporated into company practice to maintain a high level of security awareness. The protection of sensitive data demands regular training of all employees and contractors.

  • Review handling procedures for sensitive information and hold periodic security awareness meetings to incorporate these procedures into day to day company practice.
  • Distribute this security policy document to all company employees to read. It is required that all employees confirm that they understand the content of this security policy document by signing an acknowledgement form (see Appendix A).
  • All employees that handle sensitive information will undergo background checks (such as criminal and credit record checks, within the limits of the local law) before they commence their employment with GoSmooth.
  • All third parties with access to credit card account numbers are contractually obligated to comply with card association security standards (PCI/DSS).
  • Company security policies must be reviewed annually and updated as needed. 

10. Credit Card (PCI) Security Incident Response Plan

  • GoSmooth PCI Security Incident Response Team (PCI Response Team) is comprised of the Information Security Officer and Merchant Services. GoSmooth PCI security incident response plan is as follows:
  1. Each department must report an incident to the Information Security Officer (preferably) or to another member of the PCI Response Team.
  2. That member of the team receiving the report will advise the PCI Response Team of the incident.
  3. The PCI Response Team will investigate the incident and assist the potentially compromised department in limiting the exposure of cardholder data and in mitigating the risks associated with the incident.
  4. The PCI Response Team will resolve the problem to the satisfaction of all parties involved, including reporting the incident and findings to the appropriate parties (credit card associations, credit card processors, etc.) as necessary.
  5. The PCI Response Team will determine if policies and processes need to be updated to avoid a similar incident in the future, and whether additional safeguards are required in the environment where the incident occurred, or for the institution.

GoSmooth PCI Security Incident Response Team (or equivalent in your organisation):

 

CIO

 

 

 

Communications Director

 

 

Compliance Officer

 

 

 

Counsel

 

 

 

Information Security Officer

 

 

 

Collections & Merchant Services

 

 

 

Risk Manager

 

 

 

 

Information Security PCI Incident Response Procedures:

 

  • A department that reasonably believes it may have an account breach, or a breach of cardholder information or of systems related to the PCI environment in general, must inform GoSmooth PCI Incident Response Team. After being notified of a compromise, the PCI Response Team, along with other designated staff, will implement the PCI Incident Response Plan to assist and augment departments’ response plans. 

Incident Response Notification 

Escalation Members (or equivalent in your company):

Escalation – First Level:

Information Security Officer Controller

Executive Project Director for Credit Collections and Merchant Services Legal Counsel

Risk Manager

Director of GoSmooth Communications

Escalation – Second Level:

GoSmooth President

Executive Cabinet

Internal Audit

Auxiliary members as needed

External Contacts (as needed)

Merchant Provider Card Brands

Internet Service Provider (if applicable)

Internet Service Provider of Intruder (if applicable) Communication Carriers (local and long distance) Business Partners

Insurance Carrier

External Response Team as applicable (CERT Coordination Center 1, etc) Law Enforcement Agencies as applicable inn local jurisdiction

In response to a systems compromise, the PCI Response Team and designees will:

  1. Ensure compromised system/s is isolated on/from the network.
  2. Gather, review and analyze the logs and related information from various central and local safeguards and security controls
  3. Conduct appropriate forensic analysis of compromised system.
  1. Contact internal and external departments and entities as appropriate.
  2. Make forensic and log analysis available to appropriate law enforcement or card industry security personnel, as required.
  3. Assist law enforcement and card industry security personnel in investigative processes, including in prosecutions.

The credit card companies have individually specific requirements that the Response Team must address in reporting suspected or confirmed breaches of cardholder data. See below for these requirements.

Incident Response notifications to various card schemes 

  1. In the event of a suspected security breach, alert the information security officer or your line manager immediately.
  2. The security officer will carry out an initial investigation of the suspected security breach.
  3. Upon confirmation that a security breach has occurred, the security officer will alert management and begin informing all relevant parties that may be affected by the compromise.

 VISA Steps

If the data security compromise involves credit card account numbers, implement the following procedure:

  • Shut down any systems or processes involved in the breach to limit the extent, and prevent further exposure.
  • Alert all affected parties and authorities such as the Merchant Bank (your Bank), Visa Fraud Control, and the law enforcement.
  • Provide details of all compromised or potentially compromised card numbers to Visa Fraud Control within 24 hrs.
  • For more Information visit: http://usa.visa.com/business/accepting_visa/ops_risk_management/cisp_if_ compromised.html

Visa Incident Report Template

This report must be provided to VISA within 14 days after initial report of incident to VISA. The following report content and standards must be followed when completing the incident report. Incident report must be securely distributed to VISA and Merchant Bank. Visa will classify the report as “VISA Secret”*.

  1. Executive Summary
  1. Include overview of the incident
  2. Include RISK Level(High, Medium, Low)
  3. Determine if compromise has been contained
  1. Background
  • Initial Analysis
  1. Investigative Procedures
  1. Include forensic tools used during investigation
  1. Findings
    1. Number of accounts at risk, identify those stores and compromised 
  1. Type of account information at risk
  2. Identify ALL systems analyzed. Include the following:
  • Domain Name System (DNS) names
  • Internet Protocol (IP) addresses
  • Operating System (OS) version 
  • Function of system(s)
  1. Identify ALL compromised systems. Include the following:
  • DNS names
  • IP addresses
  • OS version
  • Function of System(s)
  1. Timeframe of compromise
  1. Any data exported by intruder
  2. Establish how and source of compromise
  3. Check all potential database locations to ensure that no CVV2, Track 1 or Track 2 data is stored anywhere, whether encrypted or unencrypted (e.g., duplicate or backup tables or databases, databases used in development, stage or testing environments, data on software engineers’ machines, etc.)
  4. If applicable, review VisaNet endpoint security and determine risk
  1. Compromised Entity Action
  • Recommendations
  • Contact(s) at entity and security assessor performing investigation

*This classification applies to the most sensitive business information, which is intended for use within VISA. Its unauthorized disclosure could seriously and adversely impact VISA, its employees, member banks, business partners, and/or the Brand. 

MasterCard Steps:

  1. Within 24 hours of an account compromise event, notify the MasterCard Compromised Account Team via phone at 1-636-722-4100.
  2. Provide a detailed written statement of fact about the account compromise (including the contributing circumstances) via secured e-mail to  compromised_account_team@mastercard.com.
  1. Provide the MasterCard Merchant Fraud Control Department with a complete list of all known compromised account numbers.
  2. Within 72 hours of knowledge of a suspected account compromise, engage the services of a data security firm acceptable to MasterCard to assess the vulnerability of the compromised data and related systems (such as a detailed forensics evaluation).
  1. Provide weekly written status reports to MasterCard, addressing open questions and issues until the audit is complete to the satisfaction of MasterCard.
  2. Promptly furnish updated lists of potential or known compromised account numbers, additional documentation, and other information that MasterCard may request.
  • Provide finding of all audits and investigations to the MasterCard Merchant Fraud Control department within the required time frame and continue to address any outstanding exposure or recommendation until resolved to the satisfaction of MasterCard.

Once MasterCard obtains the details of the account data compromise and the list of compromised account numbers, MasterCard will: 

  1. Identify the issuers of the accounts that were suspected to have been compromised and group all known accounts under the respective parent member IDs. 
  1. Distribute the account number data to its respective issuers.

Employees of GoSmooth will be expected to report to the security officer for any security related issues. The role of the security officer is to effectively communicate all security policies and procedures to employees within GoSmooth and contractors. In addition to this, the security officer will oversee the scheduling of security training sessions, monitor and enforce the security policies outlined in both this document and at the training sessions and finally, oversee the implantation of the incident response plan in the event of a sensitive data compromise.

Discover Card Steps

  1. Within 24 hours of an account compromise event, notify Discover Fraud Prevention at (800) 347-3102
  2. Prepare a detailed written statement of fact about the account compromise including the contributing circumstances
  • Prepare a list of all known compromised account numbers
  1. Obtain additional specific requirements from Discover Card 

American Express Steps

  1. Within 24 hours of an account compromise event, notify American Express Merchant Services at (800) 528-5200 in the U.S.
  2. Prepare a detailed written statement of fact about the account compromise including the contributing circumstances
  • Prepare a list of all known compromised account numbers Obtain additional specific requirements from American Express

11. Transfer of Sensitive Information Policy

  • All third-party companies providing critical services to GoSmooth must provide an agreed Service Level Agreement.
  • All third-party companies providing hosting facilities must comply with GoSmooth’s Physical Security and Access Control Policy.
  • All third-party companies which have access to Card Holder information must
  1. Adhere to the PCI DSS security requirements.
  2. Acknowledge their responsibility for securing the Card Holder data.
  3. Acknowledge that the Card Holder data must only be used for assisting the completion of a transaction, supporting a loyalty program, providing a fraud control service or for uses specifically required by law.
  4. Have appropriate provisions for business continuity in the event of a major disruption, disaster or failure.
  5. Provide full cooperation and access to conduct a thorough security review after a security intrusion by a Payment Card industry representative, or a Payment Card industry approved third party.

12. User Access Management

  • Access to Company is controlled through a formal user registration process beginning with a formal notification from HR or from a line manager.
  • Each user is identified by a unique user ID so that users can be linked to and made responsible for their actions. The use of group IDs is only permitted where they are suitable for the work carried out.
  • There is a standard level of access; other services can be accessed when specifically authorized by HR/line management.
  • The job function of the user decides the level of access the employee has to cardholder data
  • A request for service must be made in writing (email or hard copy) by the newcomer’s line manager or by HR. The request is free format, but must state:

Name of person making request;

Job title of the newcomers and workgroup;

Start date;

Services required (default services are: MS Outlook, MS Office and Internet access). 

  • Each user will be given a copy of their new user form to provide a written statement of their access rights, signed by an IT representative after their induction procedure. The user signs the form indicating that they understand the conditions of access.
  • Access to all GoSmooth systems is provided by IT and can only be started after proper procedures are completed.
  • As soon as an individual leaves GoSmooth employment, all his/her system logons must be immediately revoked.
  • As part of the employee termination process HR (or line managers in the case of contractors) will inform IT operations of all leavers and their date of leaving.

13. Access Control Policy

  • Access Control systems are in place to protect the interests of all users of GoSmooth computer systems by providing a safe, secure and readily accessible environment in which to work.
  • GoSmooth will provide all employees and other users with the information they need to carry out their responsibilities in an as effective and efficient manner as possible.
  • Generic or group IDs shall not normally be permitted, but may be granted under exceptional circumstances if sufficient other controls on access are in place.
  • The allocation of privilege rights (e.g. local administrator, domain administrator, super-user, root access) shall be restricted and controlled, and authorization provided jointly by the system owner and IT Services. Technical teams shall guard against issuing privilege rights to entire teams to prevent loss of confidentiality.
  • Access rights will be accorded following the principles of least privilege and need to know.
  • Every user should attempt to maintain the security of data at its classified level even if technical security mechanisms fail or are absent.
  • Users electing to place information on digital media or storage devices or maintaining a separate database must only do so where such an action is in accord with the data’s classification.
  • Users are obligated to report instances of non-compliance to GoSmooth CISO.
  • Access to GoSmooth IT resources and services will be given through the provision of a unique Active Directory account and complex password.
  • No access to any GoSmooth IT resources and services will be provided without prior authentication and authorization of a user’s GoSmooth Windows Active Directory account.
  • Password issuing, strength requirements, changing and control will be managed through formal processes. Password length, complexity and expiration times will be controlled through Windows Active Directory Group Policy Objects.
  • Access to Confidential, Restricted and Protected information will be limited to authorised persons whose job responsibilities require it, as determined by the data owner or their designated representative. Requests for access permission to be granted, changed or revoked must be made in writing.
  • Users are expected to become familiar with and abide by GoSmooth policies, standards and guidelines for appropriate and acceptable usage of the networks and systems.
  • Access for remote users shall be subject to authorization by IT Services and be provided in accordance with the Remote Access Policy and the Information Security Policy. No uncontrolled external access shall be permitted to any network device or networked system.
  • Access to data is variously and appropriately controlled according to the data classification levels described in the Information Security Management Policy.
  • Access control methods include logon access rights, Windows share and NTFS permissions, user account privileges, server and workstation access rights, firewall permissions, IIS intranet/extranet authentication rights, SQL database rights, isolated networks and other methods as necessary.
  • A formal process shall be conducted at regular intervals by system owners and data owners in conjunction with IT Services to review users’ access rights. The review shall be logged and IT Services shall sign off the review to give authority for users’ continued access rights. 

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